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In questo inizio di anno vogliamo raccontare qualcosa in più del nostro lavoro, perché ci rendiamo conto che c’è tanta confusione e molti sono i fraintendimenti sulla nostra professione, che spesso viene svolta in modo improvvisato.

Innanzi tutto noi non siamo “quelle che mettono i fiori sui tavoli”. Prima, durante e anche dopo gli eventi siamo quelle che trascorrono ore ed ore, anche notturne, trovandosi molti clienti al di là dell’Oceano, al telefono, al computer, rispondendo a email di clienti, in auto andando a trovare i fornitori, trattando con essi prezzi, condizioni e cercandone sempre di nuovi. Perché per quante persone conosci, c’è sempre il cliente che cerca proprio quel dettaglio che a volte manca.

Stiamo dunque in ufficio ore ed ore, ed ore ed ore rispondiamo, chiediamo, facciamo preventivi, stiliamo budget, visitiamo da sole o con clienti le strutture, verifichiamo la qualità del cibo offerto, dei servizi, dei trasporti e così via.

E questo non è che quello che non si vede, come dire, il lavoro “a monte”. Poi ci sono da preparare i singoli preventivi (venue, catering, fiori, musica, luci, trucco e parrucco, tours e accomodation), da fare un progetto unitario dell’evento, da concordare tempi, modi, persone.

E ancora non siamo che alla preparazione. Dobbiamo poi controllare che tutti pagamenti siano stati fatti, e avvicinandoci al giorno dell’evento, che tutto sia in fase finale, tutto pronto.

E arriva il giorno dell’evento, in cui la tabella di marcia deve essere perfetta, ognun deve sapere cosa fare, dove e quando. Tutto perfetto, perché si sa che qualche imprevisto accade sempre: pioggia, un abito che si strappa, il traffico, qualsiasi cosa.

E noi siamo lì col sorriso, e anche se accade qualcosa di incredibile, in qualche modo risolviamo, nessuno se ne accorge e ne riparleremo ad evento terminato.

Didem e Yasar (Photo courtesy Laura Barbera)

Alla fine sono i particolari che potrebbero far saltare i nervi, un tacco che si spezza può essere un dramma in determinati momenti…

Per questo il nostro è un lavoro che richiede esperienza, professionalità, ore ed ore di lavoro. Non è un lavoro da fare part-time, non si tratta di “sistemare i fiorellini”, ma di grande preparazione, capacità organizzativa e comunicativa, flessibilità e problem solving, competenze tecniche, linguistiche ed empatia.

Le qualità necessarie sono infinite e non si finisce mai di imparare. Noi ringraziamo di far parte di un gruppo importante come Italian Event Planners Group, composto da vere professioniste del settore, sempre in crescita e miglioramento. Sono state e sono la nostra spinta per migliorare sempre di più.

In questo settore niente può essere improvvisato e non si diventa Destination Wedding & Event Planners con un corso di qualche ora o giorno, né organizzando qualche evento avanza tempo o facendo anche altri lavori.

Come esempio, un matrimonio del 2018. Una coppia a sole 3 settimane dalla data del “big day”, ci ha chiamate perché la wedding planner fino a quel momento (così vicino all’evento) aveva confermato per loro soltanto la fotografa.

La disperazione della coppia era evidente ed abbiamo preso l’incarico, nonostante l’organizzazione di un matrimonio richieda oltre un anno per essere perfezionata in tutti i suoi aspetti.

Il risultato è nel loro feedback e nelle fotografie che mostriamo. Questo risultato si può ottenere soltanto con esperienza e professionalità, oltre che con rapporti solidi con i nostri fornitori.

E con l’occasione vogliamo invitare tutti a venire a trovarci in occasione dell’inaugurazione del nostro Studio in viale Vittorio Veneto 80 (Galleria delle Cantine, Piano 1) il prossimo sabato 26 gennaio a partire dalle 16.30.

Simonetta Paoli e Debora Chioccini

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